O Harvest Food Group (HFG) é um negócio de propriedade familiar com sede em Naperville, Illinois (EUA). A empresa lidera a indústria de alimentos e bebidas em congelamento rápido individual (IQF), fornecendo frutas, legumes, verduras, grãos e muitos outros itens de qualidade em todo o mundo. Com uma fábrica sediada em Chicago, Illinois, o HFG também atua como uma solução colaborativa de coembalagem e produz itens de marca própria para supermercados. Além disso, a empresa criou a linha de varejo Path of Life, especializada em acompanhamentos congelados de alta qualidade feitos com ingredientes limpos e simples.
- Processo de faturamento manual e demorado
- Falta de visibilidade e precisão dos dados
- Lacunas em informações históricas e integridade dos dados
- Melhoria na precisão das contagens de ciclo de 6% para 98%
- Diminuição no vencimento das contas a receber de 5% para 1,6%
- Eliminação das verificações manuais do inventário
Superação de obstáculos na produção
Em 1999, o Harvest Food Group (HFG) foi fundado por Philip e Jason Eckert, pai e filho, com apenas dois telefones e um modem de discagem. Desde então, o HFG se consolidou como fabricante líder na indústria de alimentos e bebidas, empenhando-se para criar produtos com ingredientes limpos e criteriosamente adquiridos de produtores em todo o mundo. O portfólio do HFG se expandiu, abrangendo startups de propriedade familiar, fornecedores internacionais e todos os outros modelos de negócios intermediários possíveis, e identificou uma lacuna em seu sistema existente baseado em papel. Embora essa estrutura monitorasse os itens produzidos e as finanças da empresa, havia limitações.
O desafio
Necessidade urgente de um novo planejamento de recursos empresariais (ERP)
Um grande problema ficou claro: o sistema antigo do HFG exigia confirmação manual das faturas no último dia de cada mês. Portanto, a equipe precisava processar todos os relatórios na noite anterior ao início de um novo mês, obrigando o HFG a interromper a produção enquanto realizava essa tarefa entediante. Nos casos em que a produção começava muito cedo, os relatórios eram reiniciados desde o começo. Além disso, os funcionários do departamento financeiro tinham que trabalhar até tarde para supervisionar a conclusão das faturas. Esse sistema não era apenas extenuante para a equipe, mas também um peso para os negócios.
Com pouquíssimos registros armazenados em seu sistema atual, recalls e ocorrências que exigiam informações históricas dispersavam os funcionários, vasculhando caixas de arquivos impressos. O HFG também não tinha nenhuma visibilidade do chão de fábrica. Embora fosse possível ver quando as linhas de produção estavam funcionando, detalhes adicionais eram escassos. Também havia lacunas consideráveis nos dados porque o tempo de parada era registrado manualmente. Em decorrência da falta de visibilidade e digitalização, a Eficiência Geral do Equipamento era apenas um sonho para a equipe do HFG.
A solução
Entrada em operação tranquila em toda a empresa
A falta generalizada de prestação de contas e integridade dos dados da empresa, além do desejo de um sistema mais avançado que pudesse acompanhar a expansão dos negócios, fizeram o HFG implementar o ERP Plex e o MES Plex. O sistema original não conseguia mais atender às necessidades crescentes da empresa, então a equipe do HFG esperava que o Plex pudesse preencher as lacunas e também impulsionar os negócios com outras melhorias.
O HFG trabalhou com um gerente de projeto do Plex para assegurar o progresso. Todos os funcionários receberam acesso ao ambiente de treinamento do Plex, contendo instruções de implementação passo a passo. A equipe também utilizou um gráfico de Gantt ilustrando o processo de entrada em operação de 16 fases em detalhes, dividido por departamento e módulo dentro do Plex. Esses ativos forneceram uma visão abrangente das expectativas e orientações necessárias para o sucesso da implementação.
Inicialmente, a data de entrada em operação definida pelo HFG foi adiada em cinco meses, permitindo que a equipe se familiarizasse e se sentisse à vontade com o Plex antes da conclusão do processo. Diferentes membros da equipe se envolveram diretamente à medida que cada módulo era implementado, testando as operações e garantindo a precisão dos dados antes de avançar para a próxima etapa. Dessa forma, foi possível obter uma compreensão completa do Plex em cada fase da implementação, respaldando o adiamento da entrada em operação. Em agosto de 2018, o Plex entrou em operação na empresa. Após a conclusão da implementação, a empresa optou até por desativar o acesso ao sistema antigo, confirmando que todos os funcionários estavam utilizando somente o Plex.
O resultado
Colaboração para o sucesso a longo prazo
Desde a implementação do Plex, o HFG tem observado melhorias relevantes. Os problemas mais urgentes eram interrupções na produção, que ocorriam uma vez por mês para faturas manuais e mais uma semana por ano para contagens completas do inventário. Com o Plex, o HFG não teve nenhuma parada na produção. O vencimento das contas a receber (AR) também diminuiu de 5% para 1,6%, um indicador de que a empresa é capaz de cobrar recebíveis com mais eficiência. Agora, o HFG também tem dados históricos e informações da produção em tempo real, permitindo que a equipe seja flexível e esteja a par de qualquer escassez ou excedente. Além disso, o HFG observou um aumento na precisão da contagem de ciclos de 6% para 98%, o que melhorou drasticamente a gestão do inventário e ajudou a diminuir o trabalho manual.
A princípio, como o sistema anterior não fornecia dados precisos, os funcionários hesitaram em confiar no Plex. No entanto, com o tempo, a desconfiança foi minimizada graças ao aumento da rastreabilidade e aos dados em tempo real no Plex. Agora, a equipe pode ver resultados imediatos e está mais bem alinhada com o objetivo compartilhado de encontrar novas soluções à medida que o HFG continua otimizando a digitalização de sucata e da Eficiência Geral do Equipamento.
Jenny Crimmins, analista sênior de sistemas de negócios do HFG, resume perfeitamente: “Uma das coisas boas que me surpreendeu foi a motivação das pessoas para continuarem se aprimorando. O Plex teve um grande impacto no trabalho realizado aqui e na forma como era realizado, abrindo os olhos das pessoas para a rapidez com que as coisas poderiam ser alcançadas”.
Vislumbrando o futuro, o HFG está entusiasmado em contar com o Plex para aproveitar as próximas oportunidades. Atualmente, a equipe está implementando o Sistema de Gestão de Qualidade Plex, que ajudará na digitalização de listas de verificação e, em última análise, agilizará o processamento dos produtos no HFG. A empresa superou suas metas iniciais de implementação e está comprometida em encontrar novas maneiras de melhorar por meio do Plex todos os dias.
Publicado 9 de outubro de 2024