Harvest Food Group (HFG) è una realtà a conduzione familiare con sede a Naperville, Illinois. Leader nel settore alimentare per i prodotti IQF (surgelati rapidamente e singolarmente), l’azienda fornisce frutta, verdura, cereali e altri alimenti di alta qualità in tutto il mondo. Con uno stabilimento di produzione a Chicago, Illinois, HFG offre anche soluzioni di co-packing collaborativo e produce prodotti a marchio del distributore per la GDO. Inoltre, l'azienda ha creato una linea retail chiamata “Path of Life”, specializzata in contorni surgelati di alta qualità, realizzati con ingredienti semplici e genuini.
- Gestione manuale e inefficiente del ciclo di fatturazione
- Mancanza di visibilità e accuratezza dei dati
- Lacune nelle informazioni storiche e nell'integrità dei dati
- Aumento della precisione degli inventari ciclici dal 6% al 98%
- Calo dell'anzianità dei crediti verso clienti dal 5% all'1,6%
- Eliminazione dei controlli manuali dell'inventario
Superamento degli ostacoli nella produzione
Nel 1999, Harvest Food Group (HFG) è stata fondata dal duo padre e figlio, Philip e Jason Eckert, con solo due telefoni e un modem dial-up. Da allora, HFG è diventata un produttore leader nel settore food and beverage, impegnandosi a creare prodotti con ingredienti genuini e accuratamente selezionati provenienti da coltivatori di tutto il mondo. Con la crescita del suo portafoglio, che oggi spazia dalle startup familiari ai fornitori internazionali, HFG ha individuato i limiti del sistema cartaceo allora in uso. Pur consentendo di monitorare i prodotti realizzati e la contabilità, tale sistema presentava infatti notevoli limiti per qualsiasi altra applicazione.
Problema
Necessità urgente di un nuovo ERP
È emerso un problema principale: il vecchio sistema di HFG richiedeva la conferma manuale delle fatture l'ultimo giorno di ogni mese. Di conseguenza, il team doveva elaborare tutti i report la notte prima dell'inizio del nuovo mese, costringendo HFG a interrompere la produzione durante lo svolgimento di questo tedioso processo. Nei casi in cui la produzione fosse iniziata troppo presto, l'elaborazione dei report doveva ricominciare da capo. Inoltre, i dipendenti del reparto finanziario dovevano rimanere in sede fino a tardi per supervisionare il completamento della fatturazione. Questo sistema non era solo impegnativo per il team, ma rappresentava anche un ostacolo per l'attività.
Con un numero esiguo di dati archiviati nel sistema, i richiami di prodotto e i casi che richiedevano informazioni storiche costringevano i dipendenti a cercare fisicamente i documenti in scatole di archivi cartacei. A HFG mancava inoltre una visibilità completa a livello di produzione. Pur potendo verificare se le linee di produzione fossero attive, le informazioni di dettaglio erano estremamente carenti. La registrazione manuale dei fermi macchina creava inoltre significative lacune nei dati; tale assenza di visibilità e digitalizzazione rendeva l'efficienza complessiva dell'impianto (OEE) un obiettivo irraggiungibile per il team di HFG.
Soluzione
Un’implementazione senza problemi in tutta l'azienda
HFG ha implementato ERP Plex e MES Plex in risposta alla generale mancanza di affidabilità e di integrità dei dati dell'azienda, unita al desiderio di un sistema più avanzato in grado di crescere con l'evolversi del business. Il sistema originale non era più in grado di soddisfare le crescenti esigenze dell'azienda, pertanto il team di HFG sperava che Plex potesse sia colmare le lacune sia favorire la crescita del business con ulteriori miglioramenti.
HFG ha lavorato a fianco di un project manager di Plex per garantire l'avanzamento del progetto. A tutti i dipendenti è stato concesso l'accesso all'ambiente di formazione Plex che forniva istruzioni dettagliate per l'implementazione. Il team ha inoltre utilizzato un diagramma di Gantt che illustrava in dettaglio il processo di go-live in 16 fasi, suddiviso per dipartimento e per modulo Plex. Queste risorse hanno fornito una visione completa delle aspettative e delle linee guida necessarie per un'implementazione di successo.
Inizialmente, la data di messa in servizio di HFG è stata posticipata di cinque mesi per dare al team il tempo di acquisire familiarità e dimestichezza con Plex, prima di completare il processo. Diversi membri del team sono stati coinvolti direttamente man mano che ogni modulo veniva implementato, testando le attività operative e garantendo l'accuratezza dei dati prima di passare alla fase successiva. Ciò ha permesso di acquisire una conoscenza approfondita di Plex in ogni fase dell'implementazione, consolidando la decisione di effettuare il go-live più tardi del previsto. Il go-live aziendale di Plex è avvenuto con successo nell'agosto 2018. L'azienda ha persino scelto di disattivare l'accesso al vecchio sistema una volta completata l'implementazione, per assicurarsi che tutti i dipendenti utilizzassero esclusivamente Plex.
Risultato
Collaborazione per un successo a lungo termine
Dall'implementazione di Plex, HFG ha riscontrato miglioramenti significativi. I problemi più urgenti erano i fermi di produzione, che si verificavano una volta al mese per la fatturazione manuale e per un'ulteriore settimana all'anno per gli inventari completi. Con Plex, HFG non ha subito alcuna interruzione della produzione. Anche l'anzianità dei crediti commerciali (accounts receivable aging) è diminuita dal 5% all'1,6%, un indicatore del fatto che l'azienda è ora in grado di riscuotere i crediti in modo più efficiente. HFG ora dispone anche di dati storici e di informazioni sulla produzione in tempo reale, consentendo al team di essere flessibile e di gestire eventuali carenze o eccedenze. In aggiunta, l'accuratezza degli inventari ciclici è passata dal 6% al 98%, con un drastico miglioramento della gestione delle scorte e una conseguente riduzione del lavoro manuale.
Data l'inaffidabilità dei dati forniti dal sistema precedente, in un primo momento i dipendenti hanno mostrato una certa riluttanza a fidarsi di Plex. Tale diffidenza, però, è stata superata nel tempo, grazie all'incremento della tracciabilità e alla disponibilità di dati in tempo reale garantite da Plex. Il team ora ottiene risultati immediati ed è maggiormente allineato sull'obiettivo condiviso di trovare nuove soluzioni, man mano che HFG prosegue nel migliorare la gestione degli scarti e la digitalizzazione dell'OEE.
Jenny Crimmins, Senior Business Systems Analyst presso HFG, riassume perfettamente la situazione: “Uno degli aspetti positivi, che per me è stato un risultato sorprendente, è stata la motivazione delle persone a voler continuare a migliorare. Plex ha inciso profondamente sul nostro lavoro e sulle nostre modalità operative, e ha mostrato a tutti con quale rapidità si possono ottenere risultati.”
HFG guarda con fiducia alle sfide future, forte della partnership con Plex. Attualmente, il team sta implementando il sistema di gestione della qualità (QMS) Plex, che contribuirà alla digitalizzazione delle liste di controllo e, in ultima analisi, alla gestione rapida dei prodotti in HFG. L'azienda ha superato gli obiettivi iniziali di implementazione e si impegna a trovare ogni giorno nuove occasioni di miglioramento con Plex.
Pubblicato 9 ottobre 2024