Holly Tullos, Maintenance Coordinator presso Cloeren Incorporated, è responsabile della creazione, gestione e aggiornamento della strategia di manutenzione dell’azienda. Essendo l’unica amministratore della manutenzione dell’azienda, Holly è molto impegnata e lo diventa ogni giorno di più. Nell’ultimo anno, il numero di macchine che aiuta a gestire nei quattro stabilimenti americani di Cloeren è cresciuto del 22%. L’aumento porta il numero di macchine di Cloeren a oltre 100 in tutta l’America del Nord.
“Più macchine significa più programmi da creare, più manuali e più asset da monitorare”, afferma Holly.
Il team di manutenzione di Cloeren si è posto l’obiettivo di migliorare il tempo di disponibilità degli utensili delle macchine e di implementare strategie di manutenzione proattive. Purtroppo, non riuscivano a superare la mentalità del “funziona finché si rompe”. Questo approccio era rischioso perché significava sostituire un’intera linea di assemblaggio quando qualcosa inevitabilmente si rompeva—con un costo in termini di tempo e denaro per Cloeren.
Con l’aumento dei costi di riparazione, Cloeren sapeva di non poter continuare a operare in questo modo.
Scoprire la necessità di un CMMS
Per affrontare questi problemi, Cloeren ha acquistato un modulo di manutenzione per il proprio sistema ERP per gestire gli asset in tutti gli impianti e ha assunto Holly per implementarlo e mantenerlo. Ma questo nuovo sistema mancava delle funzionalità necessarie.
“Le informazioni sulle nostre macchine devono essere organizzate, facili da leggere e da comprendere, così che i nostri tecnici sappiano come pianificare questi eventi”, afferma Holly.
Si sentiva scoraggiata dopo aver fatto lo sforzo di consultare i manuali e creare tutti i programmi per il sistema. Poiché non c’era integrazione mobile, gli ordini di lavoro dovevano essere stampati e distribuiti fisicamente in tutto l’impianto. E dovevano fare riferimento agli stessi vecchi manuali e centri di assistenza per la risoluzione dei problemi.
“Queste risorse difficilmente offrono idee o soluzioni rilevanti, sembrano scollegate dai loro utenti”, afferma Holly.
Holly aveva bisogno di una soluzione che funzionasse per lei, non contro di lei. Una soluzione che rendesse più facile per i tecnici accedere ai manuali se necessario e meno documenti da compilare ogni giorno. Con questo in mente, il team di manutenzione ha iniziato la ricerca di un CMMS.
Alla ricerca di un sistema facile da usare
La decisione di scegliere Fiix® non è stata difficile. Con un costo di avvio relativamente basso, la capacità di interagire con il loro sistema ERP e la sua funzionalità facile da usare, il team non ha dovuto ricevere molteplici approvazioni o creare diversi business case per l’approvazione dell’acquisto.
Il sistema offriva un’app mobile facile da usare che i tecnici potevano utilizzare per aggiornare e ricevere ordini di lavoro e richieste di riparazione. Permetteva ai tecnici di accedere alle informazioni di cui avevano bisogno per creare e completare gli ordini di lavoro da qualsiasi punto dell’impianto.
Holly è stata anche invitata a partecipare a un gruppo di beta testing per le nuove funzionalità di Fiix. Questo era qualcosa che mancava negli altri sistemi. Cloeren riteneva che, approfittando di questa opportunità, Holly avrebbe avuto la migliore possibilità di trovare una soluzione che soddisfacesse tutti i loro requisiti.
Trovare supporto in una comunità di persone affini
Holly è stata introdotta alla community The Fiixers, un forum per gli utenti per connettersi, scambiarsi idee e condividere le best practice per utilizzare Fiix e ottenere i migliori risultati. Questo, unito agli sforzi quasi costanti del team di Fiix per ottenere e implementare i feedback, ha fatto capire a Holly che Fiix era un vero collaboratore nel successo del suo team.
“Ricevevo telefonate dai rappresentanti di Fiix, che mi chiedevano quali caratteristiche mi piacevano e quali no”, racconta Holly.
Sembravano ascoltare i feedback e sono stati in grado di offrire soluzioni ai problemi nel frattempo.
Holly ha iniziato a utilizzare la community The Fiixers come punto di riferimento per le domande sul suo CMMS.
"È fantastico entrare nella community e inviare un messaggio per chiedere una guida e avere subito una soluzione", dice Holly.
Anche se il mio problema non era legato alla piattaforma Fiix, la community mi fa sentire che non sono sola in questo.
Cloeren sta conducendo un audit della sua strategia di manutenzione per confermare che tutto sia in ordine e limitare i guasti futuri. Avere accesso ai webinar passati di Fiix su come condurre questi audit è stato di grande aiuto.
“Sono tornata su alcune di quelle registrazioni dei webinar e le ho guardate tre o quattro volte”, dice Holly, “e se non capisco qualcosa, posso essere sicura di poter contare sul resto della community per il supporto”.
L’accesso ai dati migliora l’asset management
Oggi, Holly apprezza la possibilità di estrarre report sul programma di manutenzione con dati in tempo reale da Fiix.
“Estrarre un report predefinito è estremamente utile perché mi fornisce tutte le informazioni di cui ho bisogno per prendere decisioni sulla manutenzione”, afferma.
I dati di questi report aiutano Holly nei suoi sforzi continui per spostare l’azienda verso una strategia di manutenzione proattiva. Le mostrano eventuali ostacoli o aree di preoccupazione che dovrebbe segnalare ai manager.
"Non devo pensare a nient’altro che trasformare i dati in un piano d’azione", dice Holly.
Guardando a un futuro luminoso
L’utilizzo di Fiix ha permesso a Holly di concentrarsi sullo sviluppo di una strategia di manutenzione proattiva, ma le ha anche offerto l’inestimabile opportunità di entrare a far parte di una comunità di persone con idee simili.
Guardando al futuro, Holly è fiduciosa che Fiix continuerà ad assisterla, insieme ai suoi colleghi, nel prendere decisioni informate sulla manutenzione e sull’asset management.
"Consiglierei Fiix a chiunque si occupi di manutenzione", afferma, "semplicemente perché la community offre agli amministratori una grande condivisione di conoscenze."