Harvest Food Group (HFG) est une entreprise familiale basée à Naperville, dans l'Illinois. L'entreprise est à la pointe de l'industrie agroalimentaire dans le secteur des aliments surgelés individuellement, et fournit entre autres des fruits, des légumes et des céréales de qualité dans le monde entier. Avec une usine de fabrication basée à Chicago, dans l'Illinois, HFG est aussi une coopérative de co-emballage qui crée des produits vendus sous marque de fabricant pour des épiciers indépendants. L’entreprise a également une ligne de vente au détail appelée Path of Life, spécialisée dans les accompagnements surgelés haut de gamme, fabriqués avec des ingrédients sains.
- Processus de facturation manuel et chronophage
- Manque de visibilité et de données précises
- Écarts dans les informations historiques et l’intégrité des données
- Amélioration de la précision du décomptage des cycles (de 6 % à 98 % !)
- Réduction des créances clients en souffrance (de 5 % à 1,6 %)
- Plus besoin de contrôler manuellement les stocks
Surmonter les obstacles de production
Harvest Food Group (HFG) a été fondée en 1999 par Philip Eckert et son fils Jason, avec seulement deux téléphones et un modem commuté. Depuis, HFG est devenu l’un des principaux fabricants de l’industrie agroalimentaire, et crée des produits avec des ingrédients sains soigneusement sélectionnés auprès de producteurs du monde entier. HFG a développé son portefeuille avec des acquisitions allant de start-up familiales à des fournisseurs internationaux, et tout ce qui se trouve entre les deux, et a identifié une lacune dans son système existant basé sur le papier. Ce système permettait de suivre les éléments produits et les finances de l’entreprise, mais il restait très limité en dehors de ça.
Le défi
Besoin urgent d’un nouvel ERP
Un problème majeur est apparu clairement : l’ancien système de HFG nécessitait une confirmation manuelle des factures le dernier jour de chaque mois. L’équipe devait donc lancer tous les rapports le dernier jour du mois, et ce processus fastidieux obligeait HFG à arrêter la production. Et si la production redémarrait trop tôt, tous les rapports devaient être relancés. De plus, les employés du service financier devaient rester sur le site jusqu’à tard pour superviser l’achèvement des factures. Ce système était non seulement exigeant pour l’équipe, mais il impactait aussi négativement les affaires.
Avec un nombre si faible de documents stockés dans leur système existant, les rappels et autres instances qui nécessitaient des informations historiques obligeaient les employés à rechercher des documents physiques dans des cartons éparpillés un peu partout. HFG n’avait pas non plus de visibilité sur l’usine Ils pouvaient voir quand les lignes de production étaient en marche, mais c’était à peu près tout. Il y avait également des lacunes significatives dans les données en raison de l’enregistrement manuel des temps d’arrêt. À cause de ce manque de visibilité et de numérisation, l’équipe HFG ne pouvait que rêver d’un taux de rendement synthétique (TRS).
La solution
Une mise en service en douceur dans toute l’entreprise
Le manque d’intégrité des données et de responsabilisation dans le système de l’entreprise, et le souhait d’un système plus avancé capable d’évoluer en même temps que l’entreprise ont conduit HFG à mettre en œuvre les solutions Plex ERP et Plex MES. Le système d’origine ne pouvait plus répondre aux besoins croissants de l’entreprise, et l’équipe de HFG espérait que Plex pourrait à la fois combler les lacunes et faire progresser les affaires grâce à des améliorations supplémentaires.
HFG a collaboré avec un responsable projets Plex pour pérenniser les progrès accomplis. Tous les employés ont eu accès à l’environnement de formation Plex, qui leur a donné des instructions étape par étape pour la mise en œuvre. L’équipe a également utilisé un diagramme Gantt qui illustrait en détail les 16 phases du processus de mise en service, ventilé à la fois par service et par module dans Plex. Ces actifs ont fourni une vue complète des attentes et des directives nécessaires pour une mise en œuvre réussie.
La date de mise en service initiale chez HFG a été repoussée de cinq mois pour donner à l’équipe le temps de se familiariser avec Plex avant la migration. Différents membres de l’équipe ont été directement impliqués lors de la mise en œuvre de chaque module, pour tester les opérations et vérifier l’exactitude des données avant de passer à l’étape suivante. Cela a permis une compréhension approfondie de Plex à chaque phase de la mise en œuvre, et renforcé la décision de reporter la mise en service. Plex a été lancé avec succès dans l’entreprise en août 2018. HFG a même choisi de désactiver l’accès à l’ancien système à la fin de la mise en œuvre pour être sûr que tous les employés utilisaient Plex.
Le résultat
Collaboration pour une réussite à long terme
Depuis la mise en œuvre de Plex, HFG a connu des améliorations significatives. Les problèmes les plus urgents étaient les arrêts de production une fois par mois pour la facturation manuelle, et une semaine entière une fois par an pour le comptage complet des stocks. HFG n’a connu aucun arrêt de production depuis qu’ils ont commencé à utiliser Plex. Le nombre de créances clients en souffrance a également diminué de 5 % à 1,6 %, ce qui indique que l’entreprise arrive désormais à recouvrer plus efficacement ses créances. HFG dispose également désormais de données historiques et d’informations de production en temps réel, ce qui lui permet d’être plus flexible et de gérer plus facilement les pénuries et les excédents. En outre, HFG a vu la précision du comptage de cycles augmenter de 6 % à 98 %, ce qui a considérablement amélioré la gestion des stocks et contribué à réduire les opérations manuelles.
Au début, les employés étaient un peu méfiants à cause des données peu fiables fournies par le système précédent. Mais leurs doutes se sont dissipés au fil du temps grâce aux données en temps réel et au meilleur suivi de Plex. L’équipe peut désormais voir les résultats immédiatement et est mieux alignée sur l’objectif commun de trouver de nouvelles solutions alors que HFG continue d’améliorer sa gestion des déchets et son TRS grâce à la numérisation.
Jenny Crimmins, Analyste Principale des Systèmes Commerciaux chez HFG, le résume parfaitement : « Ce qui est formidable, et qui m’a un peu surpris d’ailleurs, c’est de voir à quel point notre personnel est motivé et veut continuer à améliorer les choses. Plex a eu un impact énorme sur notre façon de travailler et sur nos résultats, et cela nous a ouvert les yeux sur la rapidité avec laquelle les choses pouvaient être réalisées. »
Avec Plex à ses côtés, HFG est aujourd’hui enthousiaste face aux perspectives d'avenir . Leur équipe est actuellement en train de mettre en œuvre lesystème de gestion de la qualité (QMS) Plex, qui facilitera la numérisation de leurs listes de contrôle et permettra une gestion accélérée des produits. L’entreprise a dépassé ses objectifs de mise en œuvre initiaux et reste résolue à trouver de nouvelles façons de s’améliorer au quotidien grâce à Plex.
Publié 9 octobre 2024