Pour Scott Britton, directeur général des opérations chez Rambler Metals & Mining, la décision d'adopter Fiix a été un tournant majeur. Son équipe gérait deux sites et 160 employés à l'aide d'un système papier. Avant d'envisager un CMMS, Scott savait que son équipe était confrontée à des problèmes spécifiques, mais évitables. « Nous avons une exploitation 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et auparavant, la personne qui terminait son service de 12 heures devait écrire des pages de notes pour la personne qui commençait le service suivant. La rédaction de ces notes pouvait prendre jusqu'à une heure et, bien sûr, la personne suivante devait passer la première partie de son service à passer en revue les notes pour s'assurer qu'elle n'avait rien manqué. »
En ce qui concerne les bons de travail, il était clair que leur système avait besoin d'une refonte. « Si quelque chose devait être réparé, cela était noté sur un post-it ou un bout de papier et transmis en personne. Cela signifiait souvent que notre équipe de maintenance devait passer du temps à trier de nombreux post-it ou notes, en essayant de décider quel problème pouvait être résolu le plus rapidement. » En bref, du temps était perdu et des gains d'efficacité passaient inaperçus.
À la recherche d'une solution CMMS basée sur le cloud
Lorsque Scott a commencé à chercher des solutions CMMS, ses besoins étaient clairs. Il savait qu'une solution basée sur le cloud capable d'offrir la connectivité requise par son équipe était indispensable. Il a envisagé des solutions sur site spécifiques à l'industrie minière, mais elles se sont avérées coûteuses et peu adaptées à l'emplacement relativement éloigné de son équipe.
Scott et son équipe ont développé un système de notation à 8 points de contact, où chaque option pouvait obtenir un score de 1 à 5 pour chaque critère, ce qui donne un score total possible de 40. Sur les 5 fournisseurs envisagés, Fiix a obtenu un score de 36, le concurrent suivant le mieux adapté à leurs besoins obtenant un score de 26.
Après l'achat de Fiix, l'équipe de Scott s'est mise au travail pour apprendre à utiliser le système. Elle a largement utilisé les vidéos de formation pour se familiariser rapidement avec le système. « Même les personnes réfractaires à la technologie qui ont du mal, par exemple, à utiliser un distributeur automatique de billets, peuvent désormais comprendre comment utiliser le système », note Scott.
Le temps de travail effectif augmente immédiatement après la mise en œuvre du CMMS Fiix
Les espoirs immédiats de Scott pour Fiix se sont concrétisés rapidement. « Le plus grand et le plus rapide avantage que nous avons constaté après la mise en œuvre du système était que nos techniciens pouvaient reprendre le travail beaucoup plus rapidement. » Avant d'adopter Fiix, il n'y avait que 8.5–9 heures de temps de travail effectif par poste, le reste du temps étant consacré à la documentation, au tri et à la hiérarchisation des notes sur les actifs et des bons de travail à la main. Désormais, il y a près de 10 heures de temps de travail effectif par poste.
La différence est claire pour Scott. « Il n'y a plus de conjectures. Nous pouvons désormais tout hiérarchiser avant de commencer le travail, et nous sommes en mesure de documenter où chacun passe son temps. En quelques mois, la productivité a augmenté de 8 % et nous prévoyons une augmentation de 15 % au cours des trois prochains mois. »
L'utilisation d'un CMMS a apporté des avantages supplémentaires auxquels Scott ne s'attendait pas. « Nous avons désormais des données supplémentaires pour tous nos actifs, ce qui signifie que j'ai des réponses que je n'avais pas auparavant. Et nous utilisons le logiciel d'une manière à laquelle nous ne nous attendions pas. Par exemple, nous avons désormais des données utilisées par la paie, car les heures de chacun sont désormais suivies avec précision. » L'utilisation du logiciel s'est également avérée être une pierre angulaire de la stratégie lean de Rambler, que Scott a hâte de continuer à améliorer.
En regardant vers l'avenir, Scott sait que Fiix continuera à aider son équipe à gagner en productivité et en connaissance des actifs, et il recommande rapidement la solution à d'autres équipes. « C'est une solution réactive, complète et rentable, très intuitive à utiliser. »