Holly Tullos, Maintenance Coordinator at Cloeren Incorporated, est responsable de la création, de la gestion et de la mise à jour de la stratégie de maintenance de l'entreprise. En tant que seule administratrice de la maintenance de l'entreprise, Holly est très occupée et le sera de plus en plus chaque jour. Au cours de la dernière année, le nombre de machines qu'elle aide à gérer dans les quatre installations américaines de Cloeren a augmenté de 22 %. Cette augmentation porte le nombre de machines de Cloeren à plus de 100 machines en Amérique du Nord.
« Plus il y a de machines, plus il faut créer de plannings, plus il y a de manuels et plus il y a d'actifs à suivre », explique Holly.
L'équipe de maintenance de Cloeren s'est fixé pour objectif d'améliorer la disponibilité des outils machines et de mettre en œuvre des stratégies de maintenance proactive. Malheureusement, ils n'ont pas pu dépasser la mentalité du « faire jusqu'à ce que ça casse ». Cette mentalité était risquée, car elle impliquait de remplacer une ligne d'assemblage entière lorsqu'un élément cassait inévitablement, ce qui coûtait à Cloeren à la fois du temps et de l'argent.
Avec la hausse des coûts de réparation, Cloeren savait qu'ils ne pouvaient pas continuer à fonctionner ainsi.
Découverte du besoin d'un CMMS
Pour aider à résoudre ces problèmes, Cloeren a acheté un module de maintenance pour son système ERP afin de gérer les actifs dans les usines et a embauché Holly pour le mettre en œuvre et le maintenir. Mais ce nouveau système manquait des fonctionnalités nécessaires.
« Les informations sur nos machines doivent être organisées, faciles à lire et à comprendre, afin que nos techniciens sachent comment planifier ces événements », explique Holly.
Elle s'est sentie découragée après avoir fait l'effort de consulter les manuels et de créer tous les plannings pour le système. En l'absence d'intégration mobile, les ordres de travail devaient être imprimés et distribués physiquement dans l'usine. Et ils devaient se référer aux mêmes anciens manuels et centres d'aide pour le dépannage.
« Ces ressources ne vous donnent presque jamais d'idées ou de solutions pertinentes, elles semblent déconnectées de leurs utilisateurs », déclare Holly.
Holly avait besoin d'une solution qui fonctionne pour elle, pas contre elle. Une solution qui faciliterait l'accès des techniciens aux manuels en cas de besoin et réduirait la paperasse à remplir chaque jour. C'est dans cet esprit que l'équipe de maintenance a commencé à chercher un CMMS.
Recherche d'un système intuitif
La décision de choisir Fiix® n'a pas été difficile. Avec un coût de démarrage relativement faible, la possibilité d'interagir avec leur système ERP et sa fonctionnalité intuitive, l'équipe n'a pas eu à obtenir de multiples approbations ou à présenter différents business cases pour que l'achat soit approuvé.
Le système proposait une application mobile intuitive que les techniciens pouvaient utiliser pour mettre à jour et recevoir des ordres de travail et des demandes de réparation. Il permettait aux techniciens d'accéder aux informations dont ils avaient besoin pour créer et compléter des ordres de travail depuis n'importe où dans l'usine.
Holly a également été invitée à rejoindre un groupe de test bêta pour les nouvelles fonctionnalités de Fiix. C'était quelque chose qui manquait aux autres systèmes. Cloeren pensait qu'en en tirant parti, Holly aurait la meilleure chance de trouver une solution qui réponde à toutes leurs exigences.
Trouver du soutien au sein d'une communauté de personnes partageant les mêmes idées
Holly a été introduite dans la communauté The Fiixers, un forum où les utilisateurs peuvent se connecter, échanger des idées et partager les meilleures pratiques pour utiliser Fiix et obtenir les meilleurs résultats. Cela, combiné aux efforts quasi constants de l'équipe Fiix pour recueillir et mettre en œuvre les retours, a fait prendre conscience à Holly que Fiix était un véritable collaborateur dans la réussite de son équipe.
« Je recevais des appels des représentants de Fiix, qui me posaient des questions sur les fonctionnalités que j'aimais et celles que je n'aimais pas », explique Holly.
Ils semblaient à l'écoute des retours et étaient capables de proposer des solutions aux problèmes en attendant.
Holly a commencé à utiliser la communauté The Fiixers comme un forum pour poser des questions sur son CMMS.
"C'est fantastique de pouvoir aller dans la communauté, envoyer un message pour demander des conseils et avoir une solution immédiatement", déclare Holly.
Même si mon problème n'était pas lié à la plateforme Fiix, la communauté me fait sentir que je ne suis pas seule dans cette situation.
Cloeren procède à un audit de sa stratégie de maintenance pour s'assurer que tout fonctionne correctement et limiter les pannes futures. L'accès aux webinaires Fiix passés sur la conduite de ces audits a été d'une grande aide.
« Je suis retournée à certains de ces enregistrements de webinaires et je les ai regardés trois ou quatre fois », explique Holly, « et si je ne comprends pas quelque chose, je peux être sûre de pouvoir compter sur le reste de la communauté pour m'aider. »
L'accès aux données améliore la gestion des actifs
Aujourd'hui, Holly apprécie de pouvoir extraire des rapports sur le programme de maintenance avec des donnée temps réel de Fiix.
« Extraire un rapport préétabli est extrêmement utile, car il me fournit toutes les informations dont j'ai besoin pour prendre des décisions de maintenance », explique-t-elle.
Les données de ces rapports aident Holly dans ses efforts continus pour faire évoluer l'entreprise vers une stratégie de maintenance proactive. Elles lui montrent les éventuels obstacles ou domaines préoccupants qu'elle doit signaler aux responsables.
"Je n'ai qu'à me concentrer sur la transformation des données en un plan d'action", déclare Holly.
Envisager un avenir prometteur
L'utilisation de Fiix a permis à Holly de se concentrer sur le développement d'une stratégie de maintenance proactive, mais lui a également offert l'opportunité inestimable de rejoindre une communauté de personnes partageant les mêmes idées.
En regardant vers l'avenir, Holly est convaincue que Fiix continuera à l'aider, elle et ses collègues, à prendre des décisions éclairées en matière de maintenance et de gestion des actifs.
"Je recommanderais Fiix à toute personne travaillant dans la maintenance", déclare-t-elle, "simplement parce que la communauté offre aux administrateurs un partage de connaissances très riche."