Harvest Food Group (HFG) es una empresa familiar con sede en Naperville, Illinois. La compañía es líder en la industria de alimentos y bebidas en el sector de alimentos congelados individualmente (individually-quick-frozen, IQF), que suministra frutas, verduras, granos y más productos de calidad en todo el mundo. Con una planta de fabricación con sede en Chicago, Illinois, HFG también funciona como una solución de envasado conjunto colaborativo y fabrica productos de marca privada para tenderos. Además, la compañía creó una línea minorista llamada Path of Life, que se especializa en comidas congeladas de alta calidad hechas con ingredientes limpios (sin aditivos ni conservantes) y simples.
- Proceso de facturación manual y lento
- Falta de visibilidad y de exactitud de datos
- Vacíos en la información histórica y la integridad de los datos
- Mejora en la exactitud de los conteos de ciclos del 6 % al 98 %
- Disminución de la antigüedad de las cuentas por cobrar del 5 % al 1,6 %
- Eliminación de las comprobaciones manuales de inventario
Superación de obstáculos en la producción
Harvest Food Group (HFG) fue fundado en 1999 por Philip y Jason Eckert, padre e hijo, con solo dos teléfonos y un módem de marcación. Desde entonces, HFG ha evolucionado hasta convertirse en un fabricante líder en la industria de alimentos y bebidas, que se esfuerza por crear productos con ingredientes limpios (sin aditivos ni conservantes) y cuidadosamente obtenidos de productores de todo el mundo. La cartera de HFG creció hasta abarcar desde empresas emergentes de propiedad familiar hasta proveedores internacionales, y detectó un vacío en su sistema existente basado en papel. Aunque este marco realizaba un seguimiento de los ítems producidos y las finanzas empresariales, en otros aspectos era limitado.
Reto
Necesidad urgente de un nuevo ERP
Había un problema importante: el antiguo sistema de HFG requería la confirmación manual de las facturas el último día de cada mes. Como resultado, el equipo necesitaba ejecutar todos los informes la noche anterior a un nuevo mes, lo que obligaba a HFG a detener la producción mientras llevaban a cabo este tedioso proceso. En los casos en que la producción comenzaba demasiado pronto, la generación de informes se debía iniciar de nuevo desde el principio. Además, los empleados del sector de finanzas debían permanecer en la instalación hasta tarde para supervisar la finalización de las facturas. Este sistema no solo exigía mucho del equipo, sino que también representaba una presión para el negocio.
Con tan pocos registros almacenados en su sistema actual, los retiros de productos y las situaciones que requerían información histórica demandaban que los empleados buscaran físicamente en cajas que contenían los archivos en papel. HFG tampoco tenía visibilidad de la planta. Aunque podían ver cuando estaban funcionando las líneas de producción, la información adicional era escasa. También hubo vacíos significativos en los datos debido al tiempo improductivo registrado de manera manual. Esta falta de visibilidad y digitalización hizo que la eficacia total del equipo (OEE) fuera un sueño para el equipo de HFG.
Solución
Puesta en marcha uniforme en toda la compañía
La falta generalizada de responsabilidad y de integridad de los datos de la compañía, junto con el deseo de un sistema más avanzado que acompañara la evolución de la empresa, llevó a HFG a implementar ERP Plex y MES Plex. El sistema original ya no podía satisfacer las crecientes necesidades de la compañía, por lo que el equipo de HFG esperaba que Plex pudiera ayudar con esta situación y también impulsar el negocio con mejoras adicionales.
HFG trabajó junto con un gerente de proyectos de Plex para mantener el progreso. A todos los empleados se les otorgó acceso al ambiente de capacitación de Plex, donde recibieron instrucciones detalladas de implementación. El equipo también utilizó un diagrama de Gantt que ilustraba el proceso de puesta en marcha de 16 fases, desglosado por departamento y módulo dentro de Plex. Estos activos proporcionaron una visión completa de las expectativas y pautas necesarias para una implementación exitosa.
Inicialmente, la fecha de lanzamiento de HFG tuvo que posponerse cinco meses para dar al equipo tiempo de capacitarse plenamente en Plex antes de completar el proceso. Diferentes miembros del equipo se involucraron directamente a medida que se implementaba cada módulo, probaban las operaciones y se aseguraban de la exactitud de los datos antes de avanzar al siguiente paso. Esto permitió una comprensión profunda de Plex en cada fase de la implementación, lo que afianzó la decisión de ponerla en marcha en una fecha posterior a la prevista. En agosto de 2018, la compañía puso en marcha Plex con éxito. Incluso optaron por desactivar el acceso al sistema antiguo tras la finalización de la implementación para confirmar que todos los empleados trabajaran totalmente en Plex.
Resultado
Colaboración para el éxito a largo plazo
Desde la implementación de Plex, HFG ha tenido mejoras significativas. Los problemas más apremiantes eran las interrupciones de la producción que ocurrían una vez al mes para las facturas manuales y una semana adicional al año para los recuentos completos de inventario. Con Plex, HFG no ha sufrido ninguna interrupción en la producción. La antigüedad de las cuentas por cobrar (Accounts Receivable, AR) también ha disminuido del 5 % al 1,6 %, un indicador de que la compañía ahora puede cobrar las cuentas de manera más eficiente. HFG también cuenta con datos históricos e información de producción en tiempo real, lo que permite al equipo ser flexible y estar al tanto de cualquier escasez o exceso. Además, HFG ha observado un aumento de la exactitud del conteo de ciclos del 6 % al 98 %, lo que ha mejorado drásticamente la gestión del inventario y ha ayudado a reducir el trabajo manual.
Al principio, los empleados dudaban de confiar en Plex, dados los datos poco confiables que el sistema anterior proporcionaba. Sin embargo, con el tiempo, su desconfianza ha disminuido gracias a la mayor capacidad de localización y de datos en tiempo real en Plex. El equipo ahora puede ver resultados inmediatos y se ha alineado mejor con la meta compartida de encontrar nuevas soluciones a medida que HFG continúa con la mejora de los desechos y la digitalización de OEE.
Jenny Crimmins, analista sénior de sistemas empresariales de HFG, lo resume perfectamente: “Uno de los resultados positivos, y que me sorprendió gratamente, fue la motivación de la gente para seguir mejorando. Plex tuvo un gran impacto en el trabajo que se realizaba aquí y en cómo se lo hacía, y mostró a la gente a lo rápido que se podían lograr las cosas”.
HFG está entusiasmado con el futuro con Plex a su lado. Actualmente, el equipo está en proceso de implementar el Sistema de Gestión de Calidad Plex, que ayudará en la digitalización de las listas de verificación y, en última instancia, dará lugar a un manejo acelerado de los productos en HFG. La compañía ha superado sus metas de implementación inicial y está comprometida con encontrar nuevas maneras de mejorar a través de Plex cada día.
Publicado 9 de octubre de 2024