Cuando Liberty Oilfield Services US Maintenance Manager Jack Featheringill comenzó a buscar en Google “software de mantenimiento” en 2017, sabía exactamente lo que buscaba: algo completamente diferente al CMMS con el que había roto lazos. Si bien el primer CMMS con el que trabajó su equipo les permitió alejarse del sistema de órdenes de trabajo basado en papel y lápiz que habían superado hace algún tiempo, también introdujo una serie de otros problemas.
“No estaba estructurado para mecánicos o trabajo de taller”, explicó Jack. “Registraba bien los costos de las piezas, pero no nos contaba toda la historia que necesitábamos saber. Si un cliente quería registros, no podíamos decirle nada más allá de: ‘Bueno, le cobramos cuatro filtros a esa unidad’. Eso es solo una fracción de lo que realmente sucedió. No había análisis de fallas, ni contexto, ni respaldo para nuestros mecánicos”.
Aún peor, el sistema era casi imposible de usar. “Había que hacer múltiples clics. Clic, clic, clic, clic… te perdías en él. No había manera de que los mecánicos fueran a dedicar tanto tiempo a ingresar la información que podría haber sido útil”.
El gerente de partes Joe Netherland agrega que la gota que colmó el vaso fue cuando le pidieron que diera su opinión sobre su experiencia con el CMMS. “Evidentemente, dije la verdad y eso no les gustó mucho. Cuando entregué mi revisión, me dijeron que la retirara o no nos darían más soporte”.
Buscando un CMMS intuitivo y eficaz
Jack ya tenía una mala experiencia con un CMMS y decidió usar lo que había aprendido para encontrar una mejor alternativa. “Probablemente pasé unas tres o cuatro semanas solo examinando diferentes sistemas”, explicó.
“Desde el principio supe que lo que eligiéramos tenía que ser fácil de usar, ya que eso era lo que nos faltaba antes. Lo otro era encontrar algo que pudiera capturar toda esa información que nos faltaba, donde no tuviera que sentarme en un gabinete y hojear cientos de papeles escritos a mano solo para tratar de entender lo que estaba pasando”.
Desde el principio, Fiix® se destacó como favorito porque Jack pudo probar la herramienta de inmediato. “Todas las demás empresas querían que ingresara un montón de información, lo que hice una o dos veces, pero luego el teléfono no paraba de sonar. Aprecié que con Fiix, realmente pude tomarme el tiempo para probarla y ver si era algo que me gustaba antes de decidir hablar con alguien”.
Obteniendo aceptación general para el CMMS de Fiix
Probar el sistema él mismo facilitó que Jack confirmara que Fiix podía proporcionar una solución CMMS fácil de usar y centrada en los datos, pero ahora era el momento de presentar el software a su equipo. “Quería que fuera una decisión grupal. Mis técnicos, mis gerentes de mantenimiento, el departamento de partes, todos ellos iban a ser quienes lo usarían todo el día, así que quería darles a todos su oportunidad de decidir si funcionaría para ellos”.
En última instancia, no fue difícil convencerlos. “Había tanto caos por el que pasamos antes de esto. Todos sabían que esto les haría la vida más fácil”.
Una vez que llegaron a un consenso grupal, comenzaron a implementar el sistema. Como describe Jack, muchas de las funciones que necesitaba venían “listas para usar”, pero se alegró de que Fiix pudiera proporcionar algunas funciones personalizadas también, incluyendo un widget personalizado, flujos de trabajo personalizados y cambios de estado que tenían sentido para ellos.
Resultados inmediatos y capacidad para escalar
Aunque Jack esperaba una mejora drástica respecto al último CMMS, se sorprendió de la rapidez con la que Fiix le proporcionó la información que necesitaba. “Vimos de inmediato dónde estaban los vacíos”, le dijo a Fiix. Ahora esos conocimientos son parte de su día a día. “El panel es lo número uno en mi mundo”, dice. “Me encanta tener una visión rápida de lo que está pasando en cada distrito, de lo que está pasando en toda la empresa”.
Los beneficios inmediatos también se extendieron a las partes y suministros. Como explica Joe Netherland, antes de Fiix, había grandes cantidades de inventario faltante que resultaban en enormes gastos trimestrales que no se podían justificar. Fiix proporcionó una solución inmediata para esto, brindando la oportunidad de documentar cada parte usada. “Ahora, estos inventarios trimestrales no son eventos”, comenta Joe. “Nuestro CFO acaba de decirnos que la cifra en dólares ahora es tan pequeña que no hay nada de qué preocuparse”.
Aunque el equipo de Liberty Oilfield Services continúa creciendo rápidamente, con más de 400 empleados que ahora usan Fiix en todos los distritos, nadie se preocupa por superar la solución. “Tener este sistema en marcha es un gran alivio”, dice Jack. “Es ciento diez por ciento mejor que lo que usábamos antes, y es bueno saber que finalmente vamos en la dirección correcta”. En cuanto a partes y suministros, Joe comparte el mismo sentimiento. “Tener Fiix es como tener un botón de ‘fácil’. A los muchachos de mi entorno les encanta”.