Cuando Liberty Oilfield Services US Maintenance Manager Jack Featheringill comenzó a buscar en Google “software de mantenimiento” en 2017, sabía exactamente lo que estaba buscando: algo completamente diferente al CMMS con el que había cortado lazos. Si bien el primer CMMS con el que trabajó su equipo les permitió alejarse del sistema de órdenes de trabajo basado en papel y lápiz que habían superado hace algún tiempo, también introdujo una serie de otros problemas.
“No estaba estructurado para mecánicos o trabajo de taller”, explicó Jack. “Hacía bien el seguimiento de los costos de las piezas, pero no nos daba toda la información que necesitábamos conocer. Si un cliente quería registros, no podíamos decirle nada más que: ‘Bueno, le cobramos cuatro filtros a esa unidad’. Eso es solo una fracción de lo que realmente sucedió. No había análisis de fallas, ni contexto, ni protección para nuestros mecánicos.”
Aún peor, el sistema era casi imposible de usar. “Había que hacer múltiples clics. Clic, clic, clic, clic… uno se perdía en él. No había manera de que los mecánicos dedicaran tanto tiempo a ingresar la información que hubiera sido útil.”
El gerente de partes Joe Netherland agrega que la gota que colmó el vaso fue cuando le pidieron que diera una evaluación de su experiencia con el CMMS. “Evidentemente, dije la verdad y eso no les gustó mucho. Cuando entregué mi evaluación, me dijeron que la retirara o no nos darían más soporte.”
Buscando un CMMS intuitivo y efectivo
Jack ya tenía una experiencia negativa con un CMMS y decidió utilizar lo que había aprendido para buscar una mejor alternativa. “Probablemente pasé unas tres o cuatro semanas examinando diferentes sistemas”, explicó.
“Desde el principio sabía que lo que eligiéramos tenía que ser fácil de usar, porque eso era lo que nos faltaba antes. Lo otro era encontrar algo que pudiera capturar toda esa información que estábamos perdiendo, donde no tuviera que sentarme en un gabinete de archivos y revisar cientos de hojas escritas a mano solo para tratar de entender lo que estaba pasando.”
Desde el principio, Fiix® se destacó como favorito porque Jack pudo probar la herramienta de inmediato. “Todas las demás empresas querían que ingresara un montón de información, lo cual hice una o dos veces, pero después el teléfono no paraba de sonar. Aprecié que con Fiix pude realmente tomarme el tiempo para probarlo y ver si era algo que me gustaba antes de decidir hablar con alguien.”
Logrando la aceptación general del CMMS de Fiix
Al probar el sistema él mismo, Jack pudo confirmar que Fiix podía ofrecer una solución CMMS fácil de usar y centrada en los datos, pero ahora era momento de presentar el software a su equipo. “Quería que fuera una decisión grupal. Mis técnicos, mis gerentes de mantenimiento, el departamento de partes, todas esas personas iban a ser quienes lo usarían todo el día, así que quise darles a todos la oportunidad de decidir si les funcionaría.”
Al final, no fue difícil convencerlos. “Había tanto caos por el que pasamos antes de esto. Todos sabían que esto iba a facilitarles la vida.”
Una vez que llegaron a un consenso grupal, se pusieron a trabajar en la implementación del sistema. Como describe Jack, muchas de las funciones que necesitaba venían “listas para usar”, pero se alegró de que Fiix también pudiera proporcionar algunas funciones personalizadas, incluyendo un widget personalizado, flujos de trabajo personalizados y cambios de estado que tenían sentido para ellos.
Resultados inmediatos y capacidad de escalar
Aunque Jack esperaba una mejora drástica respecto al último CMMS, se sorprendió de la rapidez con la que Fiix le dio la información que necesitaba. “Vimos de inmediato dónde estaban las brechas”, le dijo a Fiix. Ahora esas ideas son parte de su día a día. “El panel es lo más importante en mi mundo”, dice. “Me encanta tener una visión rápida de lo que está pasando en cada distrito, lo que está pasando a nivel de toda la empresa.”
Los beneficios inmediatos también se extendieron a las partes y suministros. Como explica Joe Netherland, antes de Fiix, había grandes cantidades de inventario faltante que resultaban en enormes gastos trimestrales que no podían justificarse. Fiix brindó una solución inmediata para esto, dando la oportunidad de documentar cada parte utilizada. “Ahora, estos inventarios trimestrales no son eventos”, señala Joe. “Nuestro CFO nos acaba de decir que la cifra en dólares ahora es tan pequeña que ya no hay nada de qué preocuparse.”
Aunque el equipo de Liberty Oilfield Services sigue creciendo rápidamente, con más de 400 empleados que ahora usan Fiix en todos los distritos, nadie está preocupado por superar la solución. “Tener este sistema implementado es un gran alivio”, dice Jack. “Es ciento diez por ciento mejor que lo que usábamos antes, y es bueno saber que finalmente vamos en la dirección correcta.” En cuanto a partes y suministros, Joe comparte el mismo sentir. “Tener Fiix es como tener un botón de ‘fácil’. A los muchachos en mi área les encanta.”