Holly Tullos, coordinadora de mantenimiento en Cloeren Incorporated, es responsable de crear, gestionar y actualizar la estrategia de mantenimiento de la empresa. Como la única administradora de mantenimiento de la empresa, Holly está ocupada y cada día lo está más. En el último año, el número de máquinas que ayuda a gestionar en las cuatro instalaciones estadounidenses de Cloeren aumentó un 22%. El incremento eleva el número de máquinas de Cloeren a más de 100 en toda Norteamérica.
"Más máquinas significa más cronogramas por crear, más manuales y más activos que rastrear", dice Holly.
El equipo de mantenimiento de Cloeren se propuso mejorar el tiempo productivo de las herramientas de las máquinas e implementar estrategias de mantenimiento proactivo. Desafortunadamente, no pudieron superar la mentalidad de “funcionar hasta que se rompa”. Esta mentalidad era riesgosa porque significaba reemplazar una línea de ensamblaje completa cuando algo inevitablemente se rompía—lo que le costaba a Cloeren tanto tiempo como dinero.
Con el aumento de los costos de reparación, Cloeren sabía que no podía continuar operando de esa manera.
Descubriendo la necesidad de un CMMS
Para ayudar a combatir estos problemas, Cloeren adquirió un módulo de mantenimiento para su sistema de ERP a fin de gestionar los activos en todas las plantas y contrató a Holly para implementarlo y mantenerlo. Pero a este nuevo sistema le faltaba la funcionalidad necesaria.
"La información de nuestras máquinas debe estar organizada, ser fácil de leer y de comprender, para que nuestros técnicos sepan cómo planificar estos eventos", dice Holly.
Se sintió derrotada después de haber hecho el esfuerzo de revisar manuales y crear todos los cronogramas para el sistema. Como no había integración móvil, las órdenes de trabajo debían imprimirse y distribuirse físicamente por toda la planta. Además, tenían que consultar los mismos manuales antiguos y centros de ayuda para resolver problemas.
"Estos recursos casi nunca ofrecen ideas o soluciones relevantes, parecen estar desconectados de sus usuarios", dice Holly.
Holly necesitaba una solución que trabajara para ella, no en su contra. Una solución que facilitara a los técnicos el acceso a los manuales si los necesitaban y menos papeleo que completar cada día. Con esto en mente, el equipo de mantenimiento comenzó su búsqueda de un CMMS.
Buscando un sistema fácil de usar
La decisión de elegir Fiix® no fue difícil. Con un costo inicial relativamente bajo, la capacidad de interactuar con su sistema de ERP y su funcionalidad “fácil de usar”, el equipo no necesitó recibir múltiples aprobaciones ni presentar diferentes justificaciones de negocio para que se aprobara la compra.
El sistema ofrecía una aplicación móvil fácil de usar que los técnicos podían utilizar para actualizar y recibir órdenes de trabajo y solicitudes de reparación. Permitía a los técnicos acceder a la información que necesitaban para crear y completar órdenes de trabajo desde cualquier lugar de la planta.
A Holly también se le invitó a unirse a un grupo beta de pruebas para las nuevas funciones de Fiix. Esto era algo que los demás sistemas no tenían. Cloeren creía que, al aprovecharlo, Holly tendría la mejor oportunidad de encontrar una solución que cumpliera con todos sus requisitos.
Encontrando apoyo en una comunidad de personas con ideas afines
Holly fue presentada a la comunidad The Fiixers, un foro para que los usuarios se conecten, intercambien ideas y compartan mejores prácticas para usar Fiix y obtener los mejores resultados. Esto, combinado con los esfuerzos casi constantes del equipo de Fiix para obtener e implementar retroalimentación, hizo que Holly se diera cuenta de que Fiix era un verdadero colaborador en el éxito de su equipo.
"Recibía llamadas de los representantes de Fiix y me preguntaban qué funciones me gustaban y cuáles no", dice Holly.
Parecían escuchar los comentarios y podían ofrecer soluciones para los problemas mientras tanto.
Holly comenzó a usar la comunidad The Fiixers como un foro para preguntas sobre su CMMS.
"Es fantástico entrar a la comunidad y enviar un mensaje pidiendo orientación y tener una solución ahí mismo", dice Holly.
Incluso si mi problema no estaba relacionado con la plataforma de Fiix, la comunidad me hace sentir que no estoy sola en esto.
Cloeren está realizando una auditoría de su estrategia de mantenimiento para confirmar que todo funciona correctamente y limitar fallas futuras. Tener acceso a webinars pasados de Fiix sobre cómo realizar estas auditorías ha sido de gran ayuda.
"He vuelto a algunas de esas grabaciones de webinars y las he visto tres o cuatro veces", dice Holly, "y si no entiendo algo en ellas, puedo estar segura de que cuento con el resto de la comunidad para recibir apoyo".
El acceso a los datos mejora la gestión de activos
Hoy, Holly aprecia poder generar informes sobre el programa de mantenimiento con datos en tiempo real de Fiix.
"Obtener un informe predefinido es sumamente útil porque me proporciona toda la información que necesito para tomar decisiones de mantenimiento", dice.
Los datos de estos informes ayudan a Holly en sus esfuerzos continuos para llevar a la empresa hacia una estrategia de mantenimiento proactiva. Le muestran cualquier posible obstáculo o área de preocupación que deba informar a los gerentes.
"No tengo que pensar en nada más que transformar los datos en un plan de acción", dice Holly.
Mirando hacia un futuro brillante
El uso de Fiix permitió a Holly concentrarse en desarrollar una estrategia de mantenimiento proactiva, pero también le brindó la oportunidad invaluable de unirse a una comunidad de personas con ideas afines.
De cara al futuro, Holly confía en que Fiix continuará ayudándola a ella y a sus colegas a tomar decisiones informadas sobre mantenimiento y gestión de activos.
"Recomendaría Fiix a cualquiera que trabaje en mantenimiento", dice, "simplemente porque la comunidad brinda a los administradores tanto intercambio de conocimientos".