Die Harvest Food Group (HFG) ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Naperville, Illinois. Das Unternehmen ist führend in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie im Bereich der Einzelportionsgefriergüter und bietet seinen Kunden weltweit hochwertiges Obst, Gemüse, Getreide und mehr. Mit einer Produktionsanlage in Chicago, Illinois, fungiert HFG zudem als kooperative Co-Packing-Lösung und stellt Eigenmarkenprodukte für Lebensmittelhändler her. Darüber hinaus schuf das Unternehmen eine Produktlinie für den Einzelhandel namens „Path of Life“, die sich auf hochwertige, gefrorene Beilagen aus natürlichen, einfachen Zutaten spezialisiert hat.
- Manueller und zeitaufwändiger Rechnungsprozess
- Fehlende Transparenz und Datengenauigkeit
- Lücken in historischen Informationen und der Datenintegrität
- Verbesserung der Genauigkeit der fortlaufenden Bestandsprüfungen von 6 % auf 98 %
- Verringerung der Außenstände von 5 % auf 1,6 %
- Keine manuellen Bestandsprüfungen mehr
Überwindung von Produktionshindernissen
Im Jahr 1999 wurde die Harvest Food Group (HFG) von einem Duo aus Vater und Sohn, Philipp und Jason Eckert, mit nur zwei Telefonen und einem Einwahlmodem gegründet. Seitdem hat sich HFG zu einem führenden Hersteller in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie entwickelt, der Produkte mit natürlichen und sorgfältig gewonnenen Zutaten von Erzeugern aus aller Welt herstellen möchte. Das Portfolio von HFG wuchs stetig und vereint heute alles – von familiengeführten Start-ups über internationale Lieferanten bis hin zu Unternehmen jeder Größenordnung. Dabei zeigte sich eine Lücke im zuvor papierbasierten System. Dieses System erfasste zwar die produzierten Artikel und die Unternehmensfinanzen, war darüber hinaus jedoch nur eingeschränkt nutzbar.
Herausforderung
Dringender Bedarf an neuem ERP
Ein großes Problem wurde deutlich: Das alte System von HFG erforderte eine manuelle Bestätigung der Rechnungen am letzten Tag jedes Monats. Infolgedessen musste das Team alle Berichte in der Nacht vor Beginn eines neuen Monats erstellen, wodurch HFG die Produktion unterbrechen musste, um diesen mühsamen Prozess durchzuführen. In Fällen, in denen die Produktion zu früh begann, musste die Berichterstattung von vorne gestartet werden. Darüber hinaus mussten die Mitarbeiter der Finanzabteilung bis spät im Betrieb bleiben, um den Abschluss der Rechnungen zu überwachen. Dieses System war nicht nur belastend für das Team, sondern stellte auch eine Belastung für das Unternehmen dar.
Da in ihrem bisherigen System nur wenige Daten gespeichert waren, mussten die Mitarbeiter bei Rückrufen oder Fällen, die historische Informationen erforderten, mühsam physisch viele Aktenordner durchsuchen. HFG hatte zudem keinerlei Einblicke in die Abläufe im Fertigungsbereich. Sie konnten zwar sehen, wann die Produktionslinien liefen, zusätzliche Details waren jedoch kaum verfügbar. Außerdem gab es erhebliche Datenlücken, da Ausfallzeiten manuell erfasst wurden. Durch diesen Mangel an Transparenz und Digitalisierung war die Gesamtanlageneffektivität für das HFG-Team nahezu unerreichbar.
Lösung
Ein reibungsloses Go-live im gesamten Unternehmen
Das allgemeine Fehlen von Verantwortlichkeit und Datenintegrität im Unternehmen, verbunden mit dem Wunsch nach einem fortschrittlicheren System, das mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten kann, führte dazu, dass HFG Plex ERP und Plex MES implementierte. Das ursprüngliche System konnte den wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr gerecht werden. Daher hoffte das HFG-Team, dass Plex nicht nur bestehende Lücken schließen, sondern das Unternehmen auch durch weitere Verbesserungen voranbringen würde.
HFG arbeitete eng mit einem Projektmanager von Plex zusammen, um den Fortschritt sicherzustellen. Alle Mitarbeiter erhielten Zugriff auf die Plex-Schulungsumgebung, die ihnen schrittweise Implementierungsanweisungen bereitstellte. Das Team nutzte zudem ein Gantt-Diagramm, das den 16-Phasen-Go-live-Prozess detailliert darstellte, aufgeschlüsselt nach Abteilungen und Modulen innerhalb von Plex. Diese Ressourcen boten einen umfassenden Überblick über die Erwartungen und Leitlinien, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich waren.
Ursprünglich wurde das Go-live-Datum von HFG um fünf Monate verschoben, um dem Team Zeit zu geben, sich mit Plex vertraut zu machen, bevor der Prozess abgeschlossen wurde. Verschiedene Teammitglieder wurden direkt eingebunden, sobald ein Modul implementiert wurde, testeten die Abläufe und stellten die Datenkorrektheit sicher, bevor zum nächsten Schritt übergegangen wurde. Auf diese Weise gewann das Team in jeder Phase der Implementierung ein umfassendes Verständnis von Plex, was zu der Entscheidung führte, das Go-live später als ursprünglich geplant anzusetzen. Das Unternehmen nahm Plex im August 2018 erfolgreich in Betrieb. Man entschied sich sogar, den Zugriff auf das alte System nach Abschluss der Implementierung zu deaktivieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter vollständig mit Plex arbeiteten.
Ergebnis
Zusammenarbeit für langfristigen Erfolg
Seit der Implementierung von Plex konnte HFG erhebliche Verbesserungen verzeichnen. Die dringendsten Probleme waren Produktionsunterbrechungen, die einmal im Monat für manuelle Rechnungen und zusätzlich eine Woche pro Jahr für vollständige Bestandsaufnahmen auftraten. Mit Plex hat HFG seitdem keine Produktionsstillstände mehr erlebt. Auch die Außenstände (Accounts Receivable, AR) sind von 5 % auf 1,6 % gesunken – ein Hinweis darauf, dass das Unternehmen seine Forderungen nun deutlich effizienter eintreibt. HFG verfügt jetzt auch über historische Daten und Echtzeit-Produktionsinformationen, sodass das Team flexibel reagieren kann und Engpässe oder Überschüsse im Blick hat. Darüber hinaus konnte HFG die Genauigkeit der fortlaufenden Bestandsprüfungen von 6 % auf 98 % steigern, was das Bestandsmanagement erheblich verbessert und den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduziert hat.
Mitarbeiter waren zunächst zögerlich, Plex zu vertrauen, da das vorherige System unzuverlässige Daten geliefert hatte. Im Laufe der Zeit legte sich dieses Misstrauen jedoch dank der verbesserten Rückverfolgbarkeit und der Echtzeitdaten in Plex. Das Team kann nun sofortige Ergebnisse sehen und arbeitet besser auf das gemeinsame Ziel hin, neue Lösungen zu finden, während HFG weiterhin an der Verbesserung der Ausschuss- und Gesamtanlageneffektivität durch Digitalisierung arbeitet.
Jenny Crimmins, Senior Business Systems Analyst bei HFG, bringt es perfekt auf den Punkt: „Eines der schönen Dinge – und für mich ein überraschendes Ergebnis – war die Motivation der Menschen, sich weiterhin verbessern zu wollen. Plex hatte einen enormen Einfluss auf die Arbeit hier und darauf, wie sie ausgeführt wurde. Es hat den Menschen die Augen dafür geöffnet, wie schnell Dinge umgesetzt werden können.“
HFG freut sich auf die Zukunft mit Plex an seiner Seite. Derzeit ist das Team dabei, das Plex-Qualitätsmanagementsystem zu implementieren, das bei der Digitalisierung von Checklisten hilft und letztendlich zu einer beschleunigten Produktbearbeitung bei HFG führt. Das Unternehmen hat seine anfänglichen Implementierungsziele übertroffen und setzt sich täglich dafür ein, mithilfe von Plex neue Wege für Verbesserungen zu finden.
Veröffentlicht 9. Oktober 2024